Dokumentacja obsługi technicznej i napraw bieżących

Dokumentacja ta wymaga zapisów, które służą do obliczania zarob­ków i kontroli pracy pracowników oraz kosztów zużycia materiałów. Do zapisów tych, dokonywanych w toku przygotowania pojazdu samochodo­wego do pracy, należą:data i podpis kierowcy lub pracownika stacji stwierdzający wykonanie obsługi codziennej,wykaz usterek i niedomagań pojazdu, zauważonych przez kierowcę w czasie jazdy lub stwierdzenie sprawności do dalszej eksploatacji,uwagi pracowników nadzoru technicznego (kontroli technicznej, mis­trzów) o stanie technicznym pojazdu, stanowiące decyzje co do wykona­nia naprawy bieżącej, wymiany zespołu itp.,data i rodzaj wyznaczonej obsługi technicznej,prace wykonane przez stację obsługi, nazwiska wykonawców poszcze­gólnych prac oraz godziny przez nich przepracowane, w związku z tymi pracami,wszelkie dane służące do obliczenia zarobków pracowników stacji ob­sługi,potwierdzenie przez mistrza lub brygadzistę wykonania zleconych prac,wyszczególnienie materiałów, części zamiennych, zespołów i podzes­połów pobranych do wykonania prac przy pojeździe.Na każdym dokumencie należy zbierać możliwie dużą liczbę niezbędnych informacji.Stosowane są trzy systemy dokumentacji.System I (tradycyjny) — w systemie tym ewidencja polega na dwóch zasadniczych dokumentach, którymi są:zlecenie kierowcy — jednokrotnego użycia, czyli na jedno zadanie eks-ploatacy j no-techniczne,karta pracy.Zlecenie kierowcy jet dokumentem, który wystawia pracownik stwierdzający sprawność i gotowość pojazdu po wykonaniu prac stacji ob­sługi. Na zleceniu tym wypełnia on następujące rubryki:numer zlecenia oraz marka i numer pojazdu,data i ewentualnie godzina uznania sprawności pojazdu,podpis lub stempel pracownika, upoważnionego do uznawania spraw­ności pojazdu.Wystawione zlecenie stanowi dowód, że pojazd jest sprawny. Zlecenie to zabiera z sobą kierowca w drogę, a po powrocie z pracy wypełnia rubryki stwierdzające:wykonanie obsługi codziennej, datę i podpis,wyszczególnienie zauważonych usterek i niedomagań pojazdu, zauwa­żonych w czasie jazdy lub w czasie wykonywania obsługi codziennej.Z dokumentem tym kierowca zgłasza się do pracownika stacji wyznacza­jącego obsługi, który w odpowiedniej rubryce zapisuje datę następnej ob­sługi technicznej. W niektórych stacjach obsługi kierowca zgłasza się rów­nież do kontroli technicznej, dla adnotacji której są przewidziane odpowie­dnie rubryki w zleceniu. W ten sposób wypełnione zlecenie kierowcy jest przekazywane wraz z samochodem do stacji obsługi, gdzie stanowi zamó­wienie na wykonanie określonych robót i podstawę do wystawienia kart pracy. Po wykonaniu obsługi i naprawy pracownik nadzoru, uznający spra­wność pojazdu, wystawia nowe zlecenie kierowcy, stare natomiast prze­kazuje wraz z kartami pracy do biura stacji.W przypadku gdy samochód po powrocie z pracy i wykonaniu obsługi co­dziennej nie wymaga ani obsługi technicznej, ani żadnych napraw bieżą­cych, kierowca zgłasza się ze zleceniem do pracownika uznającego spraw­ność pojazdu, który wystawia nowe zlecenie kierowcy, przekazując stare do biura. Obieg zlecenia kierowcy przedstawia w obu wariantach rysunek 5.14. W biurze powinna być założona na każdy pojazd oddzielna teczka, do której kolejno składana jest cała dokumentacja obsługowo-naprawcza. Karta pracy jest wystawiana przez mistrza na podstawie otrzymane­go zlecenia kierowcy. Numer zlecenia na karcie pracy jest identyczny z nu­merem zlecenia kierowcy. Na karcie tej należy przewidzieć rubryki do wpisania wykonanych prac przy samochodzie. Wszystkie prace wymienia się na jednej karcie. Tylko w przypadku gdy poszczególne wydziały lub rzemiosła mają oddzielne rozliczenia, wystawia się kilka kart o identycz­nym numerze zlecenia z różnymi numerami kolejnymi. Dla każdego zle­cenia numery kolejne zaczynają się od 1. W karcie wpisuje się nazwiska pracowników wykonujących poszczególne roboty oraz przepracowane go­dziny. Na niektórych kartach znajduje się miejsce do obliczania zarobku poszczególnych pracowników, co jest potrzebne przy usługach fakturo­wanych dla obcych.Rejestrację przepracowanych roboczogodzin i obliczenie zarobku nie zaw­sze prowadzi się na kartach pracy. Zależy to od systemu płacowego obo­wiązującego w stacji obsługi. W każdym przypadku rubryki obliczenia za­robku powinny być dostosowane do obowiązującego regulaminu płacowe­go. W niektórych przypadkach, przy stosowaniu zespołowych regulaminów płacowych możliwe jest uniknięcie zarówno rejestracji godzin przepra­cowanych, jak i obliczenia zarobku na poszczególnych kartach pracy, co znacznie upraszcza dokumentację.W zależności od przyjętego systemu karty pracy są przekazywane do ko­mórki obliczeń zarobków lub też biuro stacji obsługi sporządza na ich pod­stawie odpowiednie zestawienia, które w komórce obliczeń zarobków słu­żą do sporządzania list płacy. Nawet w tym przypadku, gdy karty pracy przekazywane są do komórki obliczeń zarobków, powinny one wracać do biura stacji, gdzie są przechowywane w teczkach indywidualnych pojaz­dów samochodowych. Jest to konieczne, ponieważ umożliwia odtworzenie przebiegu pracy przy naprawach, a w razie potrzeby ustalenie wykonaw­ców, pobranych materiałów i części.Jeżeli komórka obliczeń zarobków traktuje karty pracy jako podstawę do sporządzenia listy płacy, należy wtedy sporządzać odpowiednie zesta­wienia płacowe i przekazywać je do komórki obliczeń zarobków, a karty pracy przechowywać w indywidualnych teczkach pojazdów samochodo­wych.System I prowadzenia dokumentacji obok zalet ma także wady, a mia­nowicie:treść roboty zapisana przez kierowcę na zleceniu musi być powtórnie przepisywana przez mistrza na kartę pracy,jeśli pojazd nie wymaga obsługi ani naprawy, zlecenie kierowcy koń­czy swój obieg z większością pustych rubryk i jest nie wykorzystane,codziennie trzeba rozłożyć dużą liczbę dokumentów do indywidualnych teczek pojazdów i np. w zajezdni liczącej 200 pojazdów będzie to wyma­gało w tym celu osobnego pracownika.System II — w systemie tym jest jeden dokument, będący połącze­niem zlecenia kierowcy i karty pracy. Dokument ten zwany zleceniem te­chnicznym, składający się z czterech stron przedstawia tablica 5.7. Zlecenie techniczne jest wystawiane w chwili uznania sprawno­ści pojazdu i pozostaje u kierowcy przez wszystkie dni sprawności pojaz­du, aż do chwili, gdy pojazd wymaga obsługi lub naprawy. Z chwilą skie­rowania pojazdu na stację obsługi, zlecenie techniczne staje się kartą pra­cy i po wpisaniu odpowiednich adnotacji po wykonaniu pracy jest prze­kazywane do biura stacji. Sprawny pojazd opuszcza stację z nowym zlece­niem technicznym.Obieg zlecenia technicznego jest przedstawiony na rysunku 5.15. Druki tego dokumentu (staje się nim po wypełnieniu) znajdują się u pracowni­ka uznającego sprawność pojazdu. Pracownik ten wpisuje na czystym dru­ku numer zlecenia, markę i numer pojazdu oraz datę i godzinę uznania sprawności, składając równocześnie swój podpis lub stempel. Zlecenie to stanowi podstawę do wystawienia karty drogowej. Kierowca otrzymuje od dyspozytora zlecenie wraz z kartą drogową i innymi dokumentami po­jazdu i zabiera je z sobą w drogę. Ponieważ zlecenie to ma służyć przez cały czas sprawności pojazdu, należy przewidzieć na nim odpowiednią liczbę rubryk, w których kolejno codziennie, po wykonaniu OC, podpisać się może kierowca lub kontroler techniczny upoważniony do uznawania sprawności pojazdu.Jeśli obsługa techniczna nie została wyznaczona z góry, kierowca ma obo­wiązek codziennego zgłaszania się do pracownika wyznaczającego obsługi. Gdy pojazd nie wymaga ani obsługi, ani naprawy i sprawność jego została stwierdzona, kierowca pozostawia zlecenie techniczne u dyspozytora, jako podstawę do wystawienia karty drogowej.Zlecenie techniczne jest przekazywane między kierowcą a dyspozytorem tak długo, dopóki pojazd nie wymaga obsługi albo naprawy. Z tą chwilą zlecenie techniczne otrzymuje mistrz zmianowy i stanowi ono podstawę do wykonania pracy i jednocześnie kartę pracy.Rubryki zlecenia, w których kierowca wpisuje zauważone usterki pojaz­du, powinny być tak ułożone, aby nie zachodziła potrzeba powtórnego wpisywania treści roboty. Kierowcy powinni wpisywać każdą usterkę w osobnym wierszu, jako oddzielną operację np. „naprawić resor”, „na­prawić chłodnicę”. Jeśli zajdzie potrzeba wykonania dodatkowych napraw, nie wyszczególnionych przez kierowcę, dopisuje je mistrz w dalszych wier­szach. Osobne rubryki muszą być przewidziane na wpisanie nazwisk i go­dzin przepracowanych przez pracowników, obliczenie zarobków, uznanie roboty przez mistrza itd.Uwzględnienie tak wielu rubryk wymaga zlecenia najlepiej w formie dru­ku czterostronicowego, formatu A5, aby mógł się on pomieścić w jednej okładce z książką rejestracyjną pojazdu.Zastosowanie systemu II znacznie zmniejsza liczbę dokumentów i praco­chłonność ich stosowania. System ten nie zapewnia tylko powiązania z do­kumentami wydanych materiałów i części zamiennych. Kontrola gospo­darki materiałowej i sprawdzenie celowości wydanych części zamiennych wymaga układania zleceń według dat i wyszukiwania dowodów RW na materiały wydane do tych zleceń.System III — w systemie tym przewidziane zostało powiązanie doku­mentacji pracy z dokumentacją materiałową. Zasadniczy dokument sta­nowi niejako zbiór zleceń technicznych i dowodów RW na ustalony okres, np. miesiąc.Dokument ten można nazwać miesięczną książką pojazdu i jest on wystawiany dla każdego pojazdu na okres jednego miesiąca. Pra­cownik wystawiający książkę wpisuje na pierwszej stronie dane ewiden­cyjne pojazdu, nr silnika oraz nazwiska stałej obsady pojazdu. Następne strony książki pojazdu zawierają tyle pozycji, ile jest dni w mie­siącu i oznaczone są kolejnymi numerami. W pozycjach tych potwierdza się wykonanie obsługi codziennej, uznanie sprawności pojazdu przez upo­ważnionego pracownika oraz wyznacza (z góry) obsługę technicznąNastępne strony zawierają rubryki: potwierdzenie wykonania wyznaczo­nej obsługi technicznej, a więc datę wykonania, nazwiska wykonawców i ewentualnie godziny przepracowane oraz podpis mistrza lub brygadzisty, stwierdzający prawidłowe wykonanie obsługi. Należy przewidzieć — w za­leżności od średnich miesięcznych przebiegów pojazdów — możliwość wpi­sywania wykonywanych obsług 2 lub 3 razy w ciągu miesiąca. Dalsze strony przewiduje się na wyszczególnienie usterek pojazdu, które wpisuje kierowca lub kontrola techniczna i które są usuwane przez stację obsługi w ramach napraw bieżących. Rubryki na tych stronach powinny być tak ustawione, aby w jednym wierszu można było wpisać rodzaj usz­kodzenia, rodzaj wykonanej naprawy, nazwisko wykonawcy i ewentual­nie godziny przepracowane, oraz podpis mistrza stwierdzającego wykona­nie roboty.Miesięczna książka pojazdu zostaje wydana kierowcy przez dyspozytora pierwszego dnia pracy pojazdu w miesiącu kalendarzowym wraz z doku­mentami pojazdu. Książka ta znajduje się przez cały czas tam, gdzie samo­chód, tzn.:u kierowcy, gdy samochód jest w drodze,u mistrza stacji obsługi, gdy samochód jest niesprawny,u dyspozytora, gdy sprawny samochód jest w zajezdni,w komórce zajmującej się rejestracją i ewidencją taboru, gdy samo­chód jest w naprawie głównej.Następne odpowiednio perforowane strony książki zawierają po 3 lub 4 dowody RW, na które pobiera się części i materiały do napraw. Układ do­wodów powinien umożliwiać dokonanie wszystkich niezbędnych zapisów. Dowody wypełnia się w trzech egzemplarzach, z których dwa zostają wyrwane z książki i służą do pobrania części i materiałów, trzeci nato­miast pozostaje w książce. W ten sposób po zakończeniu miesiąca otrzymu­jemy w książce pełny obraz prac wykonywanych przy samochodzie. Praktyka wykazuje, że w przeciętnych warunkach wystarczy 25 dowo­dów RW dla samochodu na 1 miesiąc i tylko w nielicznych przypadkach liczba ta jest przekraczana. W tych przypadkach wystawia się dowody RW z oddzielnych bloczków, wklejając trzecią kopię do książki pojazdu. Miesięczna książka pojazdu umożliwia kierowcy zapoznanie się przed wy­jazdem z treścią robót wykonanych przy samochodzie przez stację obsługi i ewentualne sprawdzenie ich jakości. Jest to duża zaleta takiego systemu prowadzenia ewidencji.Po wykorzystaniu miesięczna książka pojazdu jest przechowywana w biu­rze stacji obsługi w indywidualnych teczkach pojazdów. Do komórki obli­czeń zarobków książka ta nie jest przekazywana, gdy podstawą do sporzą­dzania listy płacy są odpowiednie zestawienia wykonywane przez biuro stacji.Na każdą przyczepę samochodową wystawia się osobną książkę pojazdu, a zapisy są prowadzone analogicznie, jak w książkach pojazdów silniko­wych. Dla przyczep nie sporządza się harmonogramu obsługi technicznej i nie wyznacza jej w książce pojazdu, przyjmując zasadę, że przyczepa ma obsługę techniczną wykonywaną razem z pojazdem ciągnącym.

Comments

comments